Процес сертифікації СУБХП, частина 2

З протоколом під підпис ознайомлюється керівник (уповноважена особа) організації. Протокол заключної наради оформлюється в двох примірниках: один зберігається в ОС, інший надається заявнику.

4.2.7.1.3.6 Оформлення результатів проведення першого етапу аудиту

За результатами проведення першого етапу аудиту група з аудиту під керівництвом керівника групи оформлює висновок за результатами проведення першого етапу аудиту (далі – висновок) (Додаток 10), при цьому кожний член групи з аудиту надає інформацію для висновку стосовно тих об’єктів, аудит яких він здійснював відповідно до плану аудиту. Керівник групи з аудиту несе відповідальність за повноту та достовірність інформації, наведеної в висновку. Висновок повинен містити достовірний, стислий і чіткий опис проведеного аудиту, включаючи, або посилаючись на:

• загальну інформацію про організацію, в якій проводився аудит (назву, адресу, банківські реквізити), та про ОС (назву, адресу, банківські реквізити, реєстраційний номер свідоцтва про призначення та/чи атестата про акредитацію);
• інформацію про підстави для проведення аудиту;
• цілі, сферу та критерії аудиту;
• інформацію про склад групи з аудиту;
• інформацію про технічних експертів (у разі їх залучення);
• інформацію про терміни та місця проведення аудиту;
• результати проведення першого етапу аудиту, включаючи дані, що можуть бути класифіковані як невідповідності під час проведення другого етапу аудиту (за наявності);
• дані щодо невідповідностей (за наявності);
• будь-які невирішені суперечності, за наявності;
• висновки аудиту;
• рішення щодо доцільності (недоцільності) проведення другого етапу аудиту;
• вказівку про конфіденційність інформації, наведену в висновку;
• відомості щодо організацій та осіб, яким надається звіт.

Висновок підписують члени та керівник групи з аудиту, погоджує начальник ВПВ та затверджує керівник ОС (особа, якій делеговане право на виконання цих функцій). З висновком під підпис ознайомлюється керівник (уповноважений представник) організації, в якій проводився аудит.

Один примірник висновку зберігається в ОС, другий направляється заявнику. За узгодженням між ОС та заявником, можуть бути оформлені та направлені будь – яким організаціям та особам додаткові примірники висновку.

Термін підготовки висновку не повинен перевищувати 1 місяця з дати проведення заключної наради. За наявності обґрунтованих причин висновок може бути підготовлений у термін, що перевищує зазначений термін, з обов’язковим повідомленням про це заявника.

ОС, в особі керівника ОС (особи, якій делеговане право на виконання його функцій), на підставі оцінки інформації, наведеної в висновку за результатами проведення першого етапу аудиту, та будь – якої іншої інформації (наприклад, загальнодоступна інформація, коментарі від заявника) приймає рішення щодо доцільності (недоцільності) проведення другого етапу аудиту СУБХП (Додаток 11).

Проект рішення візується виконавцем, погоджується начальником ВПВ та підписується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій). У будь – якому випадку рішення приймає особа, яка не брала участі в проведенні аудиту. Рішення оформлюється в двох примірниках: один зберігається в ОС, другий направляється заявнику.

Примітка 1. У випадку виявлення в процесі проведення першого етапу аудиту даних, що можуть бути класифіковані як невідповідності під час проведення другого етапу аудиту, чи несуттєвих невідповідностей (НН), які можуть бути усунені організацією в термін до шести місяців, приймається рішення щодо доцільності проведення другого етапу аудиту.

ОСС при цьому планує заходи з проведення другого етапу аудиту з урахуванням терміну, необхідного організації для вирішення проблемних питань, результативність вирішення яких перевіряється при проведенні другого етапу аудиту.

Примітка 2. Проміжок між етапом 1 та етапом 2 не повинен перевищувати 6 місяців. Якщо для усунення недоліків потрібен більш тривалий проміжок часу, то  етап 1 необхідно про-водити  повторно.

4.2.7.2 Другий етап аудиту

4.2.7.2.1 Загальні положення

Другий етап аудиту проводиться безпосередньо на місці (місцях) розташування організації з метою оцінки впровадження СУБХП, включаючи її результативність, і охоплює:

• інформацію та докази відповідності всім вимогам ДСТУ ISO 22000 (ISO 22000);
• моніторинг, вимірювання, реєстрацію та аналізування функціонування щодо ключових показників цілей і задач, узгоджених з очікуваннями ДСТУ ISO 22000 (ISO 22000);
• відповідність СУБХП та діяльності організації застосовним законодавчим вимогам;
• керування організацією своїми процесами;
• внутрішні аудити та аналізування з боку керівництва;
• відповідальність керівництва організації за реалізацію політики щодо безпечності харчових продуктів;
•  валідацію заходів контролю, верифікацію діяльності та програми поліпшення;
• взаємозв'язок між нормативними вимогами, політикою, цілями та задачами (узгоджу-ними з очікуваннями ДСТУ ISO 22000 (ISO 22000), будь-якими застосовними законодавчими вимогами, відповідальністю, компетентністю персоналу, операціями, процедурами, показниками діяльності та даними й висновками внутрішніх аудитів.

4.2.7.2.2 Розробка програми другого етапу аудиту та плану аудиту

На підставі результатів проведення першого етапу аудиту група з аудиту під керівництвом керівника групи розробляє програму другого етапу аудиту (Додаток 12) та план аудиту (Додаток 13). Програма другого етапу аудиту підписується керівником і всіма членами групи з аудиту, погоджується начальником ВПВ та затверджується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій). План аудиту підписується керівником групи з аудиту.

З програмою другого етапу аудиту та планом аудиту до початку проведення другого етапу аудиту необхідно ознайомити керівника (відповідальну особу) організації з метою вирішення можливих спірних питань щодо змісту програми та/чи плану. Спірні питання мають бути вирішені між керівником групи з аудиту та керівником (відповідальною особою) організації. В ході аудиту керівник групи з аудиту має право, за узгодженням із керівником (відповідальною особою) організації, вносити зміни в план аудиту.

Програма другого етапу аудиту та план аудиту в загальному випадку мають містити інформацію про:

• цілі аудиту;
• сферу аудиту;
• критерії аудиту;
• підстави для проведення аудиту;
• склад групи з аудиту;
• дату проведення аудиту;
• розподіл обов’язків між членами групи з аудиту;
• джерела інформації про якість продукції;
• очікуваний час тривалості аудиту;
• спостерігачів та супроводжувачів;
• вимоги щодо забезпечення конфіденційності інформації;
• перелік організацій та осіб, яким надається звіт про перевірку.

У разі необхідності члени групи з аудиту розробляють форми робочих документів (переліки контрольних питань, форми для реєстрації спостережень, форми для документування допоміжних даних та інш.). Робочі документи повинні бути такими, щоб не обмежувати проведення додаткових заходів, необхідність в яких може бути виявлена в процесі проведення аудиту.

4.2.7.2.3 Проведення другого етапу аудиту

Другий етап аудиту включає:

• проведення попередньої (вступної) наради;
• збирання та перевіряння інформації;
• підготування висновків аудиту та проведення заключної наради;
• оформлення результатів перевірки.

4.2.7.2.3.1 Проведення вступної наради

Вступну нараду організовують та проводять організація та керівник групи з аудиту. У нараді беруть участь члени групи з аудиту та персонал організації, який призначено для участі в проведенні аудиту. Попередня нарада проводиться з метою:

• представлення членів групи з аудиту та їхніх функцій;
• підтвердження бажаної галузі сертифікації;
• підтвердження програми та плану аудиту (зокрема, типу аудиту, сфери, цілей і критеріїв аудиту);
• узгодження дати й часу проведення заключної наради та проміжних нарад (за необхідності);
• встановлення офіційних способів спілкування між групою з аудиту та персоналом організації;
• підтвердження забезпеченості групи з аудиту необхідними ресурсами;
• підтвердження положень щодо конфіденційності інформації;
• підтвердження відповідних процедур для групи з аудиту, пов’язаних з охороною праці, надзвичайними ситуаціями та безпекою;
• підтвердження наявності та функцій супроводжувачів та спостерігачів;
• порядок звітування, включаючи класифікацію даних аудиту;
• інформування про умови, за яких аудит може бути достроково припинено;
• підтвердження того, що група з аудиту несе відповідальність за аудит і буде контролювати виконання плану аудиту;
• підтвердження статусу даних за результатами попередніх аналізувань або аудитів, за наявності;
• підтвердження методів і процедур, які будуть використовуватись для проведення аудиту на основі вибірки;
• підтвердження мови, яка буде використовуватись в ході аудиту;
• підтвердження того, що під час аудиту організація буде отримувати інформацію про хід аудиту та будь-які проблемні питання;
• з’ясування незрозумілих питань.

За результатами вступної наради керівником групи з аудиту складається та підписується протокол вступної наради (Додаток 14) та, за необхідності, вносяться зміни в план аудиту, зокрема в розподіл обов’язків між аудиторами.

Протокол вступної наради оформлюється в двох примірниках: один зберігається в ОС, інший надається заявнику.

4.2.7.2.3.2 Збирання та перевіряння інформації при проведенні аудиту

Застосовуються вимоги п. 4.2.7.1.3.2  цієї РІ.

4.2.7.2.3.3 Обмін інформацією при проведенні аудиту

Застосовуються вимоги п. 4.2.7.1.3.3 цієї РІ.

4.2.7.2.3.4 Ідентифікація та реєстрування даних аудиту

Застосовуються вимоги п. 4.2.7.1.3.4 цієї РІ.

4.2.7.2.3.5 Підготування висновків аудиту. Проведення заключної наради

Перед заключною нарадою група з аудиту:

• аналізує дані аудиту та будь-яку іншу відповідну інформацію, отримані при проведенні першого та другого етапів аудиту, відносно цілей аудиту;
• узгоджує висновки аудиту, з урахуванням невизначеності, яка властива процесу аудиту;
• визначає будь-які необхідні подальші дії;
• підтверджує відповідність програми та плану аудиту або визначає будь-які необхідні зміни (наприклад, щодо сфери аудиту, тривалості або термінів проведення аудиту, періодичності наглядових аудитів, компетентності).

Офіційна заключна нарада проводиться керівником групи з аудиту, в присутності членів групи з аудиту, керівництва організації та, за необхідності, осіб, відповідальних за перевірені функції або процеси.

Мета заключної наради - надати керівництву організації висновки аудиту та попередні висновки щодо можливості (неможливості) видачі сертифіката на СУБХП. Будь – які невідповідності повинні бути представлені залежно від їх вагомості таким чином, щоб вони були зрозумілими, а терміни для реагування на них були узгоджені.

На заключній нараді, в загальному випадку, розглядають також наступні питання:

• доведення до відома заявника того, що зібрані докази аудиту були засновані на вибірковій інформації, що тим самим спричиняє елемент невизначеності;
• спосіб та терміни звітування;
• процес розгляду невідповідностей органом із сертифікації, зокрема, будь-які наслідки, пов'язані із сертифікаційним статусом заявника;
• необхідність здійснення організацією аналізування причин виявлених невідповідностей та надання плану коригувань та коригувальних дій протягом встановленого терміну;
• застосовні дії ОС після проведення аудиту;
• інформація щодо процесів розгляду скарг та апеляцій.

Між групою з аудиту та організацією обговорюються будь-які суперечності щодо даних аудиту та висновків аудиту. Всі невирішені суперечності реєструються в протоколі заключної наради та повідомляються ОС.

За результатами проведення наради оформлюється протокол заключної наради (Додаток 16), який підписують усі члени групи з аудиту. З протоколом під підпис ознайомлюється керівник (уповноважена особа) організації. Протокол заключної наради оформлюється в двох примірниках: один зберігається в ОС, інший надається заявнику.

4.2.8 Оформлення результатів

4.2.8.1 Звіт про перевірку СУБХП

За результатами проведення аудиту СУБХП група з аудиту під керівництвом керівника групи оформлює звіт про перевірку СУБХП (далі - звіт) (Додаток 17). При цьому кожний член групи з аудиту надає інформацію для звіту стосовно тих елементів СУБХП, аудит яких він здійснював відповідно до плану аудиту. Керівник групи з аудиту несе відповідальність за повноту та достовірність звіту. Звіт повинен містити достовірний, стислий і чіткий опис проведеного аудиту, включаючи, або посилаючись на:

• загальну інформацію про організацію, в якій проводився аудит (назву, адресу, банківські реквізити), та про ОС (назву, адресу, банківські реквізити, реєстраційний номер свідоцтва про призначення та/чи атестата про акредитацію);
• інформацію про підстави для проведення аудиту;
• цілі, сферу та критерії аудиту;
• інформацію про склад групи з аудиту;
• інформацію про технічних експертів (у разі їх залучення);
• інформацію про терміни та місця проведення аудиту;
• результати першого етапу аудиту та висновок за ними;
• відомості про програму другого етапу аудиту та план аудиту;
• дані аудиту;
• дані щодо невідповідностей та, у разі застосування, щодо коригувань і коригувальних дій, вжитих організацією;
• підтвердження інформації, наданої ОС при аналізуванні заявки (п. 4.2.2 цієї РІ);
• будь-які невирішені суперечності, за наявності;
• висновки аудиту;
• рекомендацію щодо можливості (неможливості) видачі сертифіката разом з будь – якими умовами та зауваженнями;
• вказівку про конфіденційність інформації, наведену в звіті;
• відомості щодо організацій та осіб, яким надається звіт.

Рекомендація щодо можливості (неможливості) видачі сертифіката повинна ґрунтуватися на одному з наступних висновків:

• СУБХП повністю відповідає вимогам ДСТУ ISO 22000 (ISO 22000) (варіант 1);
• СУБХП в цілому відповідає вимогам ДСТУ ISO 22000 (ISO 22000), але виявлено деякі незначні невідповідності, які можуть бути усунені в термін до 6 місяців (варіант 2);
• СУБХП має значні невідповідності, які можна усунути лише в результаті доопрацювання в термін понад 6 місяців (варіант 3).

Звіт підписують члени та керівник групи з аудиту, погоджує начальник ВПВ та затверджує керівник ОС (особа, якій делеговане право на виконання цих функцій). Зі звітом під підпис ознайомлюється керівник (уповноважений представник) організації, в якій проводився аудит. Один примірник звіту направляється в ОС, два примірники – заявнику. За узгодженням між ОС та заявником, можуть бути оформлені та направлені будь – яким організаціям та особам додаткові примірники звіту.

Термін підготовки звіту зазвичай не повинен перевищувати 1 місяця з дати проведення заключної наради. За наявності обґрунтованих причин звіт може бути підготовлений у термін, що перевищує зазначений термін, з обов’язковим повідомленням про це заявника.

4.2.8.2 Рішення щодо можливості (неможливості) видачі сертифіката

ОС, в особі керівника ОС (особи, якій делеговане право на виконання його функцій), на підставі оцінки інформації, наведеної в звіті, та будь – якої іншої інформації (наприклад, загальнодоступна інформація, коментарі від заявника про звіт), приймає рішення щодо можливості (неможливості) видачі сертифіката (Додаток 18). ОС повинен впевнитись в тому, що інформація, надана групою з аудиту, є достатньою, а вжиті організацією коригування та коригувальні дії стосовно виявлених невідповідностей, є результативними.

Проект рішення візується виконавцем, погоджується начальником ВПВ та підписується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій). У будь – якому випадку рішення приймає особа, яка не брала участі в проведенні аудиту.

Примітка. У разі прийняття рішення всупереч рекомендації групи з аудиту, підстави для прийняття такого рішення повинні бути обґрунтовані та задокументовані.

У разі варіанта 1 (п. 4.2.8.1 цієї РІ) ОС оформлює та реєструє в установленому порядку сертифікат на СУБХП у власній системі ТОВ «ДНІПРО СЕПРО» (Додаток 19), який видається заявнику. Інформація про виданий сертифікат розміщується на офіційному сайті ТОВ «ДНІПРО СЕПРО».

У разі варіанта 2 (п. 4.2.8.1 цієї РІ), якщо організація в термін, установлений ОС, усуне невідповідності та звернеться з повторною заявкою на сертифікацію, роботи з сертифікації можуть проводитись в повному або скороченому обсязі, коли перевіряють лише ті елементи СУБХП, стосовно яких були виявлені невідповідності. У разі ухвалення ОС позитивного рішення за результатами цих робіт, заявнику видається сертифікат на СУБХП.

У разі варіанта 3 (п. 4.2.8.1 цієї РІ) повторні роботи з сертифікації СУБХП організації проводяться за новою заявкою в повному обсязі.

Разом із сертифікатом ОС оформлює ліцензійну угоду на право застосування сертифікату та типову програму діяльності з наглядання. Ліцензійна угода оформлюється за встановленою формою (Додаток 20) в двох примірниках, візується виконавцем, погоджується начальником ВПВ, підписується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій) та уповноваженим представником заявника.

Типова програма діяльності з наглядання (Додаток 21) розробляється за результатами робіт із сертифікації групою з аудиту під керівництвом керівника групи, підписується ними, погоджується начальником ВПВ та затверджується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій). З типовою програмою діяльності з наглядання необхідно під підпис ознайомити уповноваженого представника заявника.

Ліцензійна угода та типова програма діяльності з наглядання оформлюються в двох примірниках: один комплект зберігається в ОС, другий передається заявнику.

Термін дії сертифіката не продовжується.

Порядок та обсяг робіт з повторної сертифікації СУБХП визначений у розділі 6 цієї РІ.

5. ДІЯЛЬНІСТЬ ЩОДО НАГЛЯДАННЯ

5.1 Загальні положення

Діяльність з наглядання за сертифікованими СУБХП організацій протягом усього терміну дії сертифіката здійснює ОСС. Діяльність з наглядання передбачає проведення наглядових аудитів - аудитів на місці з метою оцінки дотримання сертифікованою СУБХП організації вимог ДСТУ ISO 22000 (ISO 22000). Інші заходи з наглядання можуть включати:

• запити від органу з сертифікації до сертифікованого клієнта щодо аспектів сертифікації;
• аналізування будь-яких заяв сертифікованого клієнта щодо його діяльності (наприклад, рекламних матеріалів, web-сайту та ін.),
• запити сертифікованому клієнту  щодо надання документів і записів (на паперових або електронних носіях) та їх аналізування,
• інші засоби моніторингу діяльності організації.

5.2 Проведення наглядового аудиту

Обсяг, порядок та періодичність наглядових аудитів встановлюються ОС за результатами робіт із сертифікації та регламентуються типовою програмою діяльності з наглядання, яка складається таким чином, щоб ОС мав можливість на регулярній основі здійснювати моніторинг діяльності, охопленої СУБХП, а також враховувати зміни в сертифікованій організації та її СУБХП.

Для проведення кожного конкретного наглядового аудиту ОС, на підставі типової програми діяльності з наглядання, з урахуванням фактичного стану організації та результатів попередніх аудитів, розробляє програму наглядового аудиту (Додаток 22), в якій визначає сферу наглядового аудиту та інші заходи з наглядання у разі їх застосування.

Програма наглядового аудиту повинна передбачати щонайменше розгляд наступних питань:

• внутрішні аудити, критичне аналізування з боку керівництва;
• перевіряння дій, ужитих стосовно невідповідностей, що були виявлені під час попереднього аудиту;
• поводження зі скаргами, претензіями;
• ступінь реалізації запланованих заходів щодо постійного поліпшування СУБХП;
• результативність СУБХП стосовно досягнення цілей, встановлених організацією;
• постійний оперативний контроль;
• використовування сертифікатів та/або будь-яких інших посилань на сертифікацію СУБХП;
• аналізування дій, вжитих стосовно невідповідностей, виявлених під час попереднього аудиту;
• аналізування змін, які стосуються діяльності організації та можуть впливати на відповідність СУБХП сертифікаційним вимогам.

Роботи з наглядового аудиту оплачуються заявником на підставі договору або додаткової угоди до договору, які укладаються в порядку, встановленому в п. 4.2.4 цієї РІ.

Планування проведення наглядових аудитів за сертифікованими ОС СУБХП здійснюється шляхом складання відповідальною особою ВПВ  річних та щомісячних планів – завдань на проведення діяльності з наглядання за сертифікованими системами управління (далі – план наглядових аудитів).

Виконавців робіт щодо підготовки та проведення наглядових аудитів визначає начальник ВПВ. Плани наглядових аудитів підписуються призначеною відповідальною особою, начальником ВПВ  та затверджуються керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій).

Для проведення наглядового аудиту формується група з аудиту в порядку, описаному в п. 4.2.5 цієї РІ. Відповідальним виконавцем ВПВ є особа, прізвище якої зазначене в відповідній графі плану наглядових аудитів першим.

До початку проведення наглядового аудиту керівник групи з аудиту налагоджує попередній зв’язок з організацією та пропонує їй у разі наявності змін надати повідомлення про зміни та відповідні актуалізовані документи СУБХП. Група з аудиту під керівництвом керівника групи з аудиту здійснює аналізування наданих документів та іншої інформації (наприклад, рекламних матеріалів, web-сайту), а також результатів попередніх аудитів. Місце проведення аналізування документації визначає керівник групи з аудиту.

Одночасно з аналізуванням інформації, отриманої від організації, група з аудиту може організувати збір від незалежних джерел та аналізування додаткових відомостей, пов’язаних, наприклад, із виконанням організацією встановлених вимог щодо безпечності харчових продуктів.

Результати аналізування документів та інформації враховуються при підготовці звіту за результатами наглядового аудиту.

Наглядовий аудит проводиться в порядку, описаному в п. 4.2.7.2 цієї РІ. При цьому замість програми другого етапу аудиту, в тому ж порядку, з урахуванням зазначеного в п. 5.1 цієї РІ, розробляється програма наглядового аудиту.

Якщо при проведенні наглядового аудиту виявлено невідповідності, керівник групи з аудиту повідомляє організацію про необхідність здійснення коригувань та/або коригувальних дій, надання документованих доказів їх виконання до ОС, а також проведення перевірки їх виконання (з відвідуванням або без відвідування організації).

Організація визначає, які коригування та/або коригувальні дії вона повинна виконати для усунення виявлених у результаті аудиту невідповідностей, узгоджує ці дії та термін їх виконання з керівником групи з аудиту та повідомляє ОС про їх здійснення.

Звіт за результатами наглядового аудиту (Додаток 23) оформлюється в порядку, описаному в п. 4.2.8.1 цієї РІ. При цьому замість рекомендації щодо можливості (неможливості) видачі сертифіката група з аудиту дає рекомендацію щодо можливості підтвердження, призупинення чи скасування дії сертифіката, а також, у разі потреби, щодо скорочення галузі сертифікації, разом з будь-якими умовами чи зауваженнями.

5.3 Рішення за результатами діяльності щодо наглядання

За результатами діяльності щодо наглядання  ОС може підтвердити, призупинити, скасувати дію сертифіката, або скоротити галузь сертифікації (р. 8 цієї РІ).

ОС, в особі керівника ОС (особи, якій делеговане право на виконання його функцій), на підставі оцінки інформації, наведеної в звіті за результатами наглядового аудиту, та будь – якої іншої інформації (наприклад, загальнодоступна інформація, коментарі від заявника про звіт), приймає рішення за результатами діяльності з наглядового аудиту. У будь – якому випадку рішення приймає особа, яка не брала участі в проведенні аудиту.

Рішення за результатами діяльності щодо наглядання  оформлюється за формою  (Додатку 24) в двох примірниках, візується виконавцем, погоджується начальником ВПВ, підписується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій). Один примірник рішення зберігається в ОС, другий передається заявнику.

Примітка. У разі прийняття рішення за результатами наглядового аудиту всупереч рекомендації групи з аудиту, підстави для прийняття такого рішення повинні бути обґрунтовані та задокументовані.

6. ПОВТОРНА СЕРТИФІКАЦІЯ

Для отримання сертифіката на новий термін заявник подає в ОС заявку, як зазначено в п. 4.2.1 цієї РІ. Загальний порядок проведення робіт із сертифікації за поданою заявкою встановлений в розділі 4 цієї РІ.

Примітка. ОСС може проводити роботи з повторної сертифікації не в повному обсязі, передбаченому розділом 4 цієї РІ, з урахуванням результатів наглядових аудитів, проведених протягом терміну дії сертифікату. Аудит на місці проводиться в будь – якому випадку.

Повторний сертифікаційний аудит повинен охоплювати аудит на місці і враховувати:

• ефективність  СУБХП в цілому з урахуванням внутрішніх і зовнішніх змін та  її постійну відповідність та придатність в межах галузі сертифікації;
• виконання зобов’язань щодо підтримання результативності та удосконалення СУБХП з метою удосконалення всіх показників;
• ефективність СУБХП стосовно досягнення сертифікованим клієнтом цілей та запланованих результатів.

Повторний сертифікаційний аудит необхідно планувати та проводити своєчасно з метою забезпечення продовження сертифікації вчасно, до закінчення дії сертифікату.

Заходи з повторної сертифікації повинні охоплювати аналіз звітів попередніх наглядових аудитів та результативності СУБХП протягом останнього циклу сертифікації.

При успішному завершені робіт з повторної сертифікації до закінчення терміну дії існуючого сертифікату, то дата завершення нової сертифікації може ґрунтуватися на даті закінчення чинної сертифікації. Дата видання на новому сертифікаті повинна бути пізнішою, або однаковою, ніж дата рішення щодо повторної сертифікації.

В результаті виявлення, під час проведення робіт з повторної сертифікації, суттєвих невідповідностей (СН) орган з сертифікації визначає терміни для виконання коригувань та коригувальних дій, які повинні бути впроваджені та перевірені до закінчення дії сертифікації.

Якщо роботи повторної сертифікації не завершені або орган з сертифікації не має можливості перевірити впровадження коригувань та коригувальних дій щодо будь-яких суттєвих невідповідностей до дати завершення сертифікації, повторна сертифікація не повинна бути рекомендована та дія сертифікації не повинна бути подовжена. Клієнта необхідно проінформувати про таке рішення, а також про його наслідки.

У ситуаціях, коли відбулися суттєві зміни в СУБХП (наприклад, зміни в законодавстві), під час здійснення діяльності щодо повторного сертифікаційного аудиту може виникнути потреба у проведення аудиту першого етапу.

Після закінчення дії сертифікації ОС може поновити сертифікацію в термін до 6 місяців за умови завершення всіх заходів з повторної сертифікації, в іншому випадку необхідно провести  щонайменше аудит другого етапу. Дата набуття чинності сертифіката має бути однаковою або пізнішою ніж дата рішення щодо повторної сертифікації. Дата завершення дії повинна ґрунтуватися на попередньому циклі сертифікації.

7. СПЕЦІАЛЬНІ АУДИТИ

7.1 Розширення галузі сертифікації СУБХП

Для розширення галузі сертифікації заявник подає в ОС заявку, як зазначено в п. 4.2.1 цієї РІ. Загальний порядок проведення робіт із сертифікації за поданою заявкою встановлений в р. 4 цієї РІ.

Примітка 1. ОС може проводити роботи з розширення галузі сертифікації не в повному обсязі, передбаченому р. 4 цієї РІ.

Примітка 2. ОС може проводити роботи з розширення галузі сертифікації в поєднанні з діяльністю з технічного нагляду.

Роботи з розширення галузі сертифікації оплачуються заявником на підставі договору, який укладається в порядку, встановленому в п. 4.2.3 цієї РІ.

7.2 Короткострокові аудити

ОС може ініціювати проведення короткострокових аудитів сертифікованої ним СУБХП в таких випадках:

• з метою перевірки усунення невідповідностей і виконання коригувальних дій за результатами попереднього аудиту;
• у разі отримання від організації повідомлення про зміни, що можуть негативно вплинути на відповідність СУБХП вимогам, що підтверджені під час сертифікації;
• з метою розслідування скарг, зокрема якщо результати аналізування скарги або будь-якої іншої інформації, включаючи приписи наглядових органів, свідчать про те, що СУБХП організації може не відповідати вимогам, що підтверджені під час сертифікації;
• з метою підтвердження можливості поновлення дії призупиненого сертифіката.

При прийнятті рішення щодо проведення короткострокового аудиту ОС письмово (не пізніше, ніж за 5 робочих днів до початку аудиту) сповіщає організацію про умови проведення аудиту та склад групи з аудиту. ОС при цьому повинен приділяти додаткову увагу складу групи з аудиту у зв’язку з відсутністю в організації можливості для його заперечення.

Короткостроковий  аудит проводиться в порядку, описаному в п. 4.2.7.2 цієї РІ, при цьому замість програми другого етапу аудиту в тому ж порядку розробляється програма короткострокового аудиту. Результати оформлюються звітом про аудит в порядку, встановленому в п. 4.2.8.1 цієї РІ з урахуванням цілей аудиту.

Роботи з проведення короткострокових аудитів оплачуються заявником на підставі договору, який укладається в порядку, встановленому в п. 4.2.4 цієї РІ.

8. Скорочення галузі сертифікації, призупинення або скасування дії сертифіката

ОС скорочує галузь сертифікації СУБХП за наявності об’єктивних даних, які свідчать про те, що окремі частини цієї галузі постійно або суттєво не відповідають вимогам, що підтверджені під час сертифікації. Будь-яке скорочення галузі сертифікації СУБХП повинно бути узгоджене з вимогами ДСТУ ISO 22000 (ISO 22000) та п. 4.1.2 цієї РІ. При скороченні галузі сертифікації ОС скасовує діючий сертифікат, оформлює та реєструє, як зазначено

в п. 4.2.7.2 цієї РІ, новий сертифікат, з урахуванням внесених змін до галузі сертифікації. Термін дії сертифіката залишається незмінним.

ОС може прийняти рішення про призупинення дії або скасування дії сертифіката (Додаток 24) за результатами діяльності щодо наглядання у випадках:

• виявлення невідповідності СУБХП вимогам ДСТУ ISO 22000 (ISO 22000);
• виявлення факту неправильного використання сертифіката;
• виявлення порушень правил або процедур, установлених ОС.

Рішення про призупинення дії сертифіката приймається у випадках, якщо протягом установленого терміну, який не повинен перевищувати 6 місяців, вжиттям коригувальних заходів, погоджених ОС, організація може усунути виявлені причини невідповідності та підтвердити це без повторного проведення наглядового аудиту.

Примітка. З метою перевірки усунення невідповідностей ОС може проводити короткострокові аудити, як зазначено в п. 7.2 цієї РІ.

Рішення про призупинення дії сертифіката оформлюється в двох примірниках відповідальним виконавцем ВПВ, візується ним, погоджується начальником ВПВ, затверджується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій). В рішенні зазначаються умови, за яких дію сертифіката може бути поновлено. Один примірник рішення зберігається в ОС, другий – надається організації.

Під час призупинення дії сертифіката організація не має права посилатися на свій сертифікований статус. Інформація про призупинення дії сертифікату розміщується на офіційному сайті ТОВ «ДНІПРО СЕПРО».

Перевірку виконання умов, за яких дію сертифіката може бути поновлено, ОС може здійснювати шляхом аналізування наданих організацією підтверджувальних документів і/або проведенням короткострокового аудиту, як зазначено в п. 7.2 цієї РІ. За позитивних результатів перевірки ОС приймає рішення про поновлення дії сертифіката (Додаток 24), яке оформлюється в двох примірниках відповідальним виконавцем ВПВ, візується ним, погоджується начальником ВПВ, затверджується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій).

Один примірник рішення зберігається в ОС, другий – надається організації. За негативних результатів перевірки, в залежності від ступеня відповідності СУБХП встановленим вимогам, ОС скорочує галузь сертифікації або приймає рішення про скасування дії сертифіката, яке оформлюється в двох примірниках відповідальним виконавцем ВПВ, візується ним, погоджується начальником ВПВ, затверджується керівником ОС (особою, якій делеговане право на виконання цих функцій). Один примірник рішення зберігається в ОС, другий – направляється організації.

ОС приймає рішення про скасування дії сертифіката у випадках:

• якщо результати наглядового аудиту свідчать про принципову невідповідність СУБХП встановленим вимогам;
• якщо у разі зміни вимог до сертифікації організація не може забезпечити відповідність новим вимогам;
• якщо організація протягом тривалого часу (більше ніж 6 місяців) не здійснює діяльність, охоплену галуззю сертифікації;
• якщо заявник не виконує свої фінансові зобов'язання перед ОС (наприклад стосовно оплати за проведення робіт із сертифікації, наглядового аудиту);
• якщо організація в терміни, які були узгоджені з ОС, не усунула причини, з яких дію сертифіката було призупинено;
• за бажанням організації.

У разі скасування дії сертифіката організація не має права посилатися на свій сертифікований статус та повинна повернути ОС оригінал сертифіката, який підлягає знищенню. Інформація про скасування дії сертифікату розміщується на офіційному сайті ТОВ «ДНІПРО СЕПРО».

Перейти на першу частину